Helsedirektoratet heldigitaliserer søknader
Sykepleier, leger og annet helsepersonell må ha autorisasjon eller lisens for å jobbe i Norge. Gjennom Altinn-tjenesten Digital dialog gjøres dette nå digitalt, og det sparer Helsedirektoratet mye på.
– Vi ser allerede nå at dette har gitt oss store besparelser i form av enklere og mer effektiv saksbehandling sier rådgiver Christian Gjelseth hos Helsedirektoratet. Besparelsene er beregnet til over 10 millioner kroner over en femårsperiode.
Tidligere lang ventetid for søkerne
Det startet med at Statens autorisasjonskontor hadde over 20.000 papir søknader fra helsepersonell årlig. Det var mengder med papir og tidkrevende søknadsprosesser. Søkere måtte hente skjema på Helsedirektoratet sin nettside, fylle inn skjemaene og legge ved diverse vedlegg stemplet rett kopi og deretter sende alt inn per post. Når søknad var mottatt, ble det manuelt sendt over en faktura til søker for betaling. I påvente av betaling, ble alle saker satt på vent i systemet. Dersom det var noen mangler rundt søknaden, ble det mye frem og tilbake og tiden gikk. - Det var en svært tidkrevende prosess å få behandlet alle søknadene, forklarer Christian Gjelseth. Ikke minst ble det lang ventetid for søkerne.
God dialog med Altinn
– Vi møtte frustrasjon både fra egne ansatte og helsepersonell. Vi begynte derfor å se på mulighet for å gjøre hele prosessen digital, forteller Gjelseth, og når først beslutningen var tatt gikk det slag i slag.
– Vi hadde en god dialog med Altinn hele veien og sammen fikk vi gode råd om hvordan vi på best mulig måte kunne legge dette til rette for brukerne våre, og ikke minst involverte vi også brukerne underveis i hele prosessen.
Slik foregår søknad om autorisasjon i dag
Søknadsprosessen er i dag en digital dialog gjennom Altinn og foregår på følgende måte:
- Søknad sendes i Altinn. Det er mulig å betale via betalingsløsningen i Altinn
- Helsedirektoratet sender automatisk informasjon om at søknaden er mottatt og om forventet saksbehandlingstid. Dialogen skjer i Altinn, og søkeren får varsel på e-post om melding i Altinn
- Hvis søknaden er mangelfull, sender Helsedirektoratet forhåndsutfylt skjema via Altinn med informasjon om hva søker mangler
- Søker fyller ut skjema for ettersendt dokumentasjon og sender det inn sammen med etterspurte vedlegg til Helsedirektoratet hvor dokumentet automatisk havner på riktig sak siden saks-iden er lagt inn i det preutfylte skjemaet.
- Helsedirektoratet sender svar på søknaden i Altinn
- Søker får varsel på e-post om at man har mottatt svar
Godt fornøyde brukere
Gjelseth forteller at tilbakemeldinger fra helsepersonell og saksbehandlerne har vært positiv.
– Dette er bare begynnelsen av digitaliseringen hos Helsedirektoratet. Når vi ser hvor godt denne tjenesten er tatt imot kommer vi til å til å ta i bruk flere Altinn-tjenester. Vi vil gå foran som et godt eksempel på veien mot heldigitalisering.
